Jak prowadzić listę obecności pracowników, żeby nie naruszać RODO

Wraz z pojawieniem się ustawy o RODO, wokół tematu narosło sporo kontrowersji. Problemy z ochroną danych osobowych dotyczą różnych sektorów działalności, począwszy od wyników egzaminów na uczelniach wyższych, poprzez numerki kolejkowe w gabinetach medycznych i przychodniach, a skończywszy na listach obecności w firmach z sektora prywatnego. Dziś zajmiemy się ostatnią z tych kwestii.

W czym tkwi problem?

Za regularnym sporządzaniem list obecności pracowników stoi silny interes pracodawcy oraz jego przekonanie o słuszności takiego działania. Sporządzanie list niekiedy odbywa się bez zachowania należytej staranności w zakresie ochrony danych osobowych pracowników, co w świetle Unijnego Rozporządzenia o Ochronie Danych Osobowych (RODO) jest w sprzeczności z prawem i może rodzić poważne sankcje finansowe względem pracodawcy. Informacje zawarte na listach obecności, upublicznione, do których swobodny dostęp mają inni współpracownicy, mogą stać się niewygodne i niepożądane z punktu widzenia osoby, której dotyczą. Szczególnie wrażliwą kwestią są informacje na temat stanu zdrowia danego pracownika lub nieprzyjemnych okoliczności rodzinnych, które stoją za jego absencją w miejscu pracy.

Jak ugryźć temat listy obecności zgodnej z RODO?

Sposobem na prowadzenie listy obecności pracowników, która z jednej strony zaspokaja zapotrzebowanie pracodawcy w zakresie kontroli podwładnych, a z drugiej strony zapewnia dyskrecję względem wrażliwych danych osobowych jest sporządzenie takiej tabeli, w której znajdzie się niezbędne minimum danych odnoszących się do konkretnego pracownika. I tak, o ile imię i nazwisko, godziny pracy czy miejsce na podpis są nieodzowne, o tyle już powód nieobecności w danym dniu nie musi być podawany do wiadomości publicznej. Wystarczy, że pracownik zgłosi tę przyczynę bezpośrednio swojemu przełożonemu, a ten odnotuje ją w postaci neutralnego symbolu. Będzie on rozpoznawalny jedynie dla tych osób, które rzeczywiście powinny mieć wiedzę na temat powodu nieobecności danego pracownika w pracy, na przykład szefa lub specjalisty działu kadr. Biuro rachunkowe Białystok może pomóc w sporządzeniu nowej listy obecności zgodnej z nowymi przepisami.